2019 wird alles digital: Neues Vereinsportal und Vereinsförderung gehen online

Über 200 Vereine gibt es im Stadtgebiet Herborn: Ob Gesangsvereine, Tierschutzvereinigungen, Zusammenschlüsse zur Förderung der Kultur oder Sportvereine – eine Vielfalt so bunt wie das Leben unserer Stadt. Die Stadt Herborn geht 2019 mit einem neuen Vereinsportal moderne digitale Wege um ihre Abläufe und die Kommunikation mit Vereinsvertretern einfacher und effizienter zu gestalten.

Der Wechsel ist Teil einer Vielzahl von Dienstleistungen, die die Stadtverwaltung gemäß ihrer Digitalisierungsstrategie online anbietet. Ein neues onlinegestütztes Vereinsportal, das der kommunale IT-Dienstleister ekom 21 betreut, vereinfacht ab diesem Monat die Kommunikation zwischen Stadtverwaltung und Vereinen wie auch die Bearbeitung von Anträgen auf Vereinsförderung.

Zum Beginn eines Kalenderjahres wurden turnusmäßig alle Herborner Vereine postalisch über die Möglichkeit zur Vereinsförderung informiert. Auch Fragebögen zur Aktualisierung der Vereinsinformationen oder Förderbescheide versendete die Stadtverwaltung früher per Post oder stellte sie online bereit. Schon vor 2019 nutzte die Stadtverwaltung eine webbasierte Datenbanklösung zur Pflege der Vereinsdaten, worin Vereine auch Vereinsveranstaltungen für den Veranstaltungskalender der städtischen Homepage melden konnten.

Ab dem Jahr 2019 ändern sich Verfahrensabläufe und Kommunikationswege mit der Vereinswelt. Neue Maßstäbe in puncto moderne Kommunalverwaltung in Herborn und Bürgerfreundlichkeit setzt jetzt das neue internetbasierte Vereinsportal unter Öffnet externen Link in neuem Fenstervereine.herborn.de. Jeder Verein im Stadtgebiet Herborn hat für die Anmeldung im Portal neue Zugangsdaten per Post erhalten. Im Vereinsportal sind bereits die allgemeinen Vereinsinformationen (Sitz des Vereins, Anschrift, Vereinsvorstand) hinterlegt. Vereinsvertreter, Mitglieder des Vereinsvorstands, können diese Daten, beispielsweise beim Wechsel des Vorstands, jederzeit ändern oder aktualisieren.

Durch den Wechsel des Vereinsportals wird auch das Stellen eines Antrags auf Vereinsförderung wesentlich vereinfacht. An einer Förderung interessierte Vereine können ihre Anträge und erforderlichen Nachweise direkt in das Portal hochladen. Damit ist ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem verbunden, das das Bearbeiten von Anträgen bis zu deren Archivierung ermöglicht. Sollte die Stadtverwaltung weitere Informationen beziehungsweise Unterlagen benötigen, werden Vereine über das Vereinsportal informiert. Auch die Bescheide über die Vereinsförderung nebst Abrechnung der Förderhöhe können über das Vereinsportal zugestellt werden.

Die Kommunikation ist indes kinderleicht und sicher: Vereinsvertreter wie auch die Sachbearbeiter in der Stadtverwaltung werden stets per E-Mail informiert, sobald im Vereinsportal Informationen aktualisiert oder neue Dokumente hochgeladen wurden. Der Datentransfer erfolgt über eine gesicherte Verbindung mit stets aktuellsten Sicherheitsstandards. Weiterhin besteht auch die Möglichkeit Vereinsveranstaltungen für den Veranstaltungskalender der städtischen Homepage einzutragen. Das Vereinsportal ist erreichbar über die URL Öffnet externen Link in neuem Fenstervereine.herborn.de (ohne www). Als Ansprechpartner für das Vereinsportal beantwortet Marco Klingelhöfer alle Fragen zur Anmeldung und Umstellung des Vereinsportals, E-Mail m.klingelhoefer@herborn.de, Telefon 02772 – 708 245.